LE DESENCOMBREMENT PROFESSIONNEL

Pour comprendre l'encombrement, imaginez votre entreprise comme une baignoire :

• le robinet d'arrivée d'eau représente tous les objets, physiques et numériques, qui entrent dans votre entreprise

• la bonde d'évacuation représente la sortie : courriers et mails sortants, produits finis, poubelle ...

• le niveau d'eau dans la baignoire est le stock

Exemple avec le papier pour une entreprise de 20 personnes
Un employé de bureau consomme en moyenne de 70 à 85 kg de papier par an, soit environ trois ramettes par mois (source ADEME). Et le numérique n'arrange rien, la consommation mondiale de papier a augmenté de 126% ces 20 dernières années.

20 salariés x 3 ramettes x 12 mois = 720 ramettes soit 360 000 feuilles par an.
Par le robinet d'arrivée, en dehors de tout courrier reçu, cette entreprise reçoit presque 3 mètres cube de papier par an.

Analyser cette situation avec l'oeil du désencombrement, c'est se poser la question du devenir de ces 360 000 feuilles :

• Quel volume part à la poubelle ? Après quels usages ? A quel coût ?

• Quel volume est stocké ? Pour quels usages ? A quel coût ?

• Quel volume quitte l'entreprise ? Par quels moyens ? A quels coûts ?

Désencombrer, c'est chercher à faire baisser le niveau de stock en réduisant le débit entrant et en augmentant le débit sortant. Ce qui revient à apprendre à refuser en amont, optimiser l'usage interne et savoir jeter en aval.

Il est le premier candidat au désencombrement. Il prolifère, coûte cher à produire et prend de la place jusqu'à entraîner des besoins de stockage conséquents (meubles voire pièces dédiés). Il est aussi très chronophage par la nécessité d'une intervention humaine et manuelle pour son classement, sa recherche et sa transmission.

Pourquoi gardons-nous tout ce papier ?
 

La première chose qui vient à l'esprit est - à juste titre - l'aspect légal. Pourtant, cette approche permettrait de se débarrasser chaque année d'un pourcentage important de papier.  Un exemple assez courant, les bulletins de paie. Durée de conservation légale : 5 ans (Article L3243-4 du Code du Travail). Passez-vous au broyeur, chaque année, les bulletins que vous n'êtes plus obligés de conserver ? A une seule exception près (contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers), la durée de conservation légale en entreprise ne dépasse pas 10 ans. En moyenne, on est même souvent plus près des 5 ans.

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• Combien de mètres carrés consacrez-vous au stockage de documents dont vous n'aurez jamais besoin ?

• Combien de temps perdez-vous à classer tout cela méticuleusement ?

• Combien d'argent consacrez-vous aux outils de classement (mobilier et fournitures de bureau) ?

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Dans la réponse classique 'je garde au cas où on me le demande',  demandez-vous qui est le 'on' ? En tous cas, ce ne sera ni l'Etat ni un Tribunal.

Deuxième point : la Qualité. Que vous soyez engagé dans une démarche officielle ou non (ISO), l'un des premiers principes de cette discipline est l'unicité de l'information. Parmi les documents que vous stockez, lesquels sont différents de la version électronique qui leur a vraisemblablement donné naissance ? A part ceux qui ont été annotés ou signés, ces papiers ne sont qu'une copie physique de documents numériques. Le mot est lâché : copie. Deux versions. Et perte immédiate de l'unicité de l'information. Dans l'hypothèse où ces documents sont consultés pour prendre une décision, prendrez-vous la bonne ?

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On en vient donc rapidement à introduire la notion de cycle de vie. Un document naît, vit et peut être modifié ou hiberner. Puis il doit mourir. Cette dernière étape, la mise à la corbeille, est une des étapes du désencombrement. Si on l'oublie, on fabrique des documents éternels. Inutiles, coûteux, chronophages, encombrants et dangereux. Dangereux parce qu'ils vous feront prendre de mauvaises décisions. Une procédure obsolète, un référentiel incomplet, un tarif qui n'est pas à jour, les exemples sont nombreux. Dangereux parce que leur encombrement pousse quelques fois à des solutions de stockage qui violent tous les règles de confidentialité. Et on se retrouve avec des copies d’entretien d’évaluation du personnel ou de bilans comptables sur une étagère dans une pièce commune.

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Autant les documents évoqués ci-avant avaient potentiellement une vraie valeur (juridique, sociale, fiscale ou commerciale). Mais que dire du reste ? Des impressions pour confort de lecture ? Des documentations de logiciels ou de matériels qu'on n'utilise plus ? Des brochures commerciales de produits qui ont évolué depuis ? D'anciennes versions de documentations fiscales, juridiques ou sociales ? Des compte-rendus de réunion qui ont eu lieu il y a 10 ans ?

Une fois que l'on a désencombré le papier, on y voit en général plus clair. On peut alors réfléchir sereinement à l'agencement des bureaux. En supprimant des espaces de stockage devenus inutiles, on libère de l'espace pour autre chose. Car il faudra enlever les armoires et les classeurs inutiles. Sinon, ils se rempliront rapidement, comme par magie. Chacun(e) trouvera sa solution : une petite table et deux chaises pour recevoir un visiteur sans la barrière formelle du bureau, un tableau blanc au mur pour prendre de la distance, réfléchir et planifier ...
 

On peut alors aussi se pencher sur le désencombrement de tout le reste : les fournitures inutilisables, quelques anciens équipements et câbles informatique conservés 'au cas où' (cf. environnement numérique) et qui prennent la poussière sur le dessus des armoires ou au fond des tiroirs ... On retrouve souvent quelques trésors lors de cette chasse à l'encombrant, comme un paquet de chewing-gum de 2002 ou une boîte de Paracétamol périmée depuis 3 ans ...
 

L'idée est de procéder en tornade blanche : on sort tout, on dépose tout par terre, on trie par catégorie, on jette impitoyablement, on nettoie les espaces dégagés, on trouve une place dédiée à chaque chose importante, on range. Cette activité est marquante. Il doit y avoir un avant et un après. Un conseil : ne laissez personne voir ce que vous jetez. De petits écureuils malicieux voudront certainement récupérer et stocker ce que vous comptiez jeter : le phénomène des vases communicants ne rend pas service à l'entreprise. Seul le mobilier représente une vraie valeur et peut être utilisé ailleurs. Sous réserve bien sûr que cela n'aille pas constituer une nouvelle zone de stockage inutile plus loin. Cela ne ferait que déplacer le problème. Dans ce cas-là, un don à une association sera bénéfique pour tout le monde. Cette dimension sociale est importante car il y a fort à parier que certains de vos encombrants soient des indispensables pour d'autres. Ne jetez pas, partagez.
 

La même méthode peut être appliquée au niveau des stocks (matières premières, fournitures ou pièces détachées par exemple). A l'intérieur et à l'extérieur des bâtiments.

Tout ce qui est vrai pour les documents papier l'est pour les fichiers numériques : nomenclature, gestion des versions, date de péremption ... autant d'outils de survie qui évitent une accumulation ingérable. Viennent s'ajouter quelques difficultés avec le monde digital.

L'absence apparente d'encombrement physique
Qu'il contienne 1 000 fichiers ou dix millions de fichiers, un ordinateur occupe toujours le même espace physique. Et comme on garde tout, on double allègrement la puissance de stockage et de calcul lors de chaque renouvellement des systèmes. A moins que l'entreprise n'ait doublé de taille en 3-5 ans, ce doublement de puissance ne pourra qu'être le signe d'un investissement superflu. Cet absence d'encombrement physique se ressent aussi sur la facilité de duplication : il n'est pas rare de trouver des milliers de doublons sur un serveur d'entreprise. Anodin en apparence (il y a de place ...), ce phénomène est une catastrophe en terme de Qualité (perte de l'unicité de l'information).

Le discours des constructeurs/éditeurs informatiques
"Ne perdez pas de temps à classer, nous avons intégré un moteur de recherche très performant". Et nous serons ravis de vous vendre de l'espace de stockage (et de sauvegarde) supplémentaire. Et de la puissance de calcul et de la mémoire pour remuer toutes ces données.

La fuite de données

On apprécie le numérique pour sa faculté à voyager à la vitesse de la lumière, à être accessible de partout depuis n'importe quel terminal ... Ses qualités sont nombreuses. Revers de la médaille : sa maîtrise devient très problématique. Où sont mes fichiers, part importante du capital de mon entreprise ? Sur un serveur informatique dans mes locaux ? Sur un serveur hébergé chez un fournisseur ? Sur un espace partagé en ligne gratuit mis en place par quelques salariés pour se simplifier la vie en déplacement ? Sur les Smartphones de mes collaborateurs commerciaux ? Sur la bande de sauvegarde que mon comptable emporte avec lui chaque soir pour parer à un incendie des locaux ?

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Une entreprise est une somme de capitaux. Chacun géré par un(e) spécialiste. Votre capital humain par votre DRH, votre capital financier par votre comptable, votre capital 'machines' par votre directeur de production et ainsi de suite. Qui gère votre capital 'informations' ? Etes-vous certain que votre service informatique, déjà très occupé avec le maintien en conditions opérationnelles de votre infrastructure, se préoccupe du cycle de vie de vos documents numériques ?

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On réduit largement ces problèmes par le désencombrement de l'environnement numérique. Avec encore et toujours le cycle de vie des données. En moyenne, vos fichiers sont à 20% actifs contre 80% passifs. Mais pourtant ils sont tous stockées au même endroit et au même coût. Il est donc intelligent de revoir son Système d'Information pour prendre cela en compte. Pour investir intelligemment sur :

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• un système actif qui doit délivrer/enregistrer instantanément des informations fraîches et utiles

• un système passif où des données historiques seront consultées de loin en loin

Les bénéfices sont nombreux et immédiats :

• Diviser par 5 le volume de données qu'il faudra parcourir pour retrouver une information

• Diviser par 5 le temps de restauration du système de production en cas d'incident informatique majeur

• Augmenter la fréquence des sauvegardes, donc diminuer la perte de données potentielle*

• Réduire le risque de prendre la mauvaise décision à partir d'un document obsolète

• Allouer plus efficacement le budget informatique

• Faciliter l'exportation des données vitales en dehors des locaux de l'entreprise

• Etc ...

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* Votre volume de données actuel vous contraint à une unique sauvegarde nocturne ? Si vous avez un problème informatique à 18H00, vous perdez votre journée de travail. Divisez le volume par 5 et vous pouvez réfléchir à une sauvegarde supplémentaire à la coupure déjeuner. Un problème à 18H00 ? Vous ne perdez qu'une demi-journée de travail. Les données passives, stockées en lecture seule, peuvent quant à elles être sauvegardées avec des fréquences beaucoup plus faibles (une fois par mois par exemple).

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Cette diminution du volume entraîne mécaniquement une augmentation du niveau de maîtrise. Imaginez-vous surveiller seul(e) la cour de récréation d'une école maternelle : vous préférez 100 bambins ou seulement 20 ? Dans quel cas aurez-vous le plus de chances d'éviter un accident ou une évasion ?

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Dernier point, la tertiarisation de l'activité en Occident a placé le Système d'Information comme seul outil de production. On lui accorde alors, à juste titre, une importance vitale pour l'entreprise. Le niveau de dépendance augmente chaque année et frôle les 100% dans beaucoup d'activités. Inutile de dire que le 'au cas où' fonctionne à plein dans cette situation.

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Corollaire : on n'est jamais autant en danger que lorsqu'on se croit vraiment en sécurité. Les anciennes bandes de sauvegardes qui s'avèrent inutilisables quand on essaie de les lire 5 ans après leur dernière utilisation, les CD d'installation qui ont mal vieilli, l'ancien équipement conservé 'en secours' qui ferait plus de mal que de bien s'il était remis en production ... autant d'exemples où un désencombrement méthodique permet de mesurer la réalité des choses et de ne conserver que ce qui est réellement exploitable.

Les médias sont nombreux : mails, courriers, rapports, présentations, site web, tableau d'affichage, réunions ...

Ils ont tous en commun le désir de faire parvenir une information d'un émetteur à un ou plusieurs récepteurs.

En ces temps de déluge informationnel, désencombrer ces outils est une stratégie gagnante : une meilleure lisibilité entraîne une compréhension complète et juste de l'information.

La notion à connaître est le DIR (pour Data Ink Ratio). Valable pour le papier et parfaitement transposable pour le numérique, elle implique de se poser la question : parmi toute l'encre que j'ai mis sur le papier (ou tous les octets utilisés), quelle est la part qui transporte une informatique utile et quelle est la part qui transporte de l'information superflue ?

Celles et ceux qui ont suivi un cursus technique se souviendront certainement de leurs cours de physique et du fameux rapport signal/bruit. Le DIR, c'est le signal/bruit porté dans le monde de la communication d'entreprise.

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Un exemple classique : ces deux graphiques transportent la même information. Lequel semble présenter le meilleur signal/bruit ? Lequel demande le moins d'énergie pour le comprendre ?

Sur le schéma à droite, qui coûtera accessoirement moins cher à imprimer, on peut se permettre d'ajouter quelques détails bien placés qui font ressortir les points importants :

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• un chiffre d'affaires globalement en hausse

• un accident en avril mais une marge préservée

• l'été toujours aussi creux mais là aussi la marge reste stable

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Avec un graphique désencombré, on peut ajouter des informations qui le rendent autoporteur (pas besoin d'explication d'un tiers pour comprendre).

En complément du DIR, on doit se poser une question : qui va lire ce document ? Cela paraît évident mais c'est un point fréquemment mis de côté et pourtant essentiel. On ne rédige pas de la même façon pour transmettre à un décideur ou à un opérationnel. Pour faire comprendre quelque chose à un expert ou à un novice. Avec le déluge informationnel et la sollicitation permanente (un cadre français ne peut travailler, en moyenne, que 9 mn sans être interrompu), dès que l'information dépassera un certain volume, elle sera mal lue voire ignorée. Là aussi, il faut se poser des limites très basses et très strictes si on veut avoir une chance d'être compris et que notre information soit suivie d'actions. Comme un bureau, comme un serveur informatique, nos documents peuvent être désencombrés. Plus synthétiques, plus aérés, plus simples, ils seront mieux lus et compris.

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Ce rapport signal/bruit est aussi applicable aux réunions, outil de communication puissant et donc potentiellement dangereux. Parmi tous les mots échangés (signal), quel est le ratio entre ce qui est pertinent (information) et ce qui ne l'est pas (bruit) ?
 

Pourquoi s'intéresser à ce sujet ? Demandez à vos salariés/collègues de faire la liste des réunions régulières auxquelles ils participent. Collectez simplement trois informations : fréquence, durée et nombres de participants. En moins de 10 minutes avec Excel, vous obtiendrez le nombre total d'heures consacrées chaque année à cet exercice. Multipliez par le salaire horaire chargé moyen dans votre entreprise. Vous devriez avoir la réponse à la question. Les réunions aussi se désencombrent facilement : 

• usage à bon escient*

• respect strict d'un ordre du jour communiqué à l'avance

• début et fin à heure fixe, que tous les conviés soient là ou non

• rédaction systématique d'un compte-rendu comportant les décisions prises et les actions attendues (qui fait quoi ?)

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*Si l'on souhaite simplement diffuser une information à plusieurs personnes sans attendre beaucoup de retour, la réunion est un outil particulièrement inefficace. Si vous avez déjà laissé vagabonder votre esprit en réunion et pensé à votre liste de courses, vous connaissez la différence entre simple présence physique et présence réelle. Diffusez votre information par un autre moyen plus adapté (messagerie électronique, Intranet, tableau d'affichage). Le destinataire choisira le meilleur moment pour lui pour prendre connaissance de votre information. 

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Dans le pire des cas, combien pensez-vous gagner à désencombrer vos réunions ? 50% du temps annuel ? 30% ? Partez sur une hypothèse basse, appliquez-la au chiffre trouvé précédemment et vous pourrez juger de la pertinence d'agir vite et fort sur ce sujet.